Notion para Equipes: Criar Workspace ou Template?
Se você trabalha com equipes e acabou de migrar para Notion, tenho certeza que ficou em dúvida se precisava criar um Workspace (Espaço de Trabalho) ou simplesmente compartilhar um template com convidados.
Não se preocupe, essa é uma dúvida muito comum!
No Notion temos algumas limitações em relação a trabalho com equipes e tudo vai depender do que você precisa. Vamos ao básico primeiro?
O que é Workspace?
Os Espaços de Trabalho, ou Workspaces, são espaço dentro do Notion que você pode criar para compartilhar com equipes. Nesse caso, invés de convidados, você cria membros do Espaço de Trabalho, o que é o grande pulo do gato do Notion - cada membro é pago!
Muito parecido com o que temos nos Asana, os espaços de trabalho são como ilhas. Você vai ter ali conteúdos e processos específicos para uma equipe. O diferencial dele é que somente os membros do Espaço de Trabalho conseguem acessar os conteúdos que estão nele.
Para empresas com diferentes departamentos, assuntos ou processos, isso é ótimo! Mas para pequenos empreendedores ou equipes menores, não faz muito sentido.
Então, eu diria que: espaços de trabalho são para empresas maiores, que tem pelo menos mais de 10 funcionários, e que precisa setorizar as informações que cada membro da equipe tem acesso e também necessita ter diferentes níveis de permissão dentro do Notion.
Por exemplo, no plano pago do Notion, você pode escolher o nível de permissão do seu membro de equipe como: acesso completo, somente edição, visualização ou comentário. Nos planos mais altos, você tem possibilidade de bloquear certas funções como compartilhamento das páginas ou adicionar convidados.
Sendo assim é certo que a segurança, privacidade de dados, permissões variadas e setorização de informações são os pontos cruciais que tornam o Espaço de Trabalho atrativo para esse público específico.
Mas existem pontos de atenção: os Espaços de Trabalho tem um limite de criação até 100 blocos no plano gratuito. E sinceramente, isso não é suficiente quando estamos criando um template para grandes equipes - ou seja, o Notion te “força” a ter um plano pago de qualquer forma. Então o custo benefício precisa estar muito claro, pois cada membro custará por volta de U$10 por mês.
Agora, se sua equipe é menor e não existe preocupação sobre setorização de informações e diferentes níveis de permissão, você simplesmente criar uma página e compartilhar com convidados. Vamos entender a seguir:
E o template, com funciona?
Vamos dizer que você tem uma pequena empresa, onde maioria dos funcionários irão poder acessar informações disponíveis no seu Notion, você pode criar um template para ser o seu hub - ele nada mais é que uma página.
Nesse hub vamos criar o seu template com diversas páginas, funções e conexões, que poderão ser compartilhadas com convidados de forma gratuita.
Na versão free do Notion você consegue compartilhar páginas com até 10 pessoas, e os níveis de permissão são de acesso completo, visualização ou comentários. Além disso, não limite de criação de blocos, como nos Espaços de Trabalho.
A maior questão além das permissões, é o custo-benefício. No plano gratuito do Notion você não tem limitações de blocos e podem compartilhar cada página com até 10 convidados. Mas se você quiser ter benefícios maiores, você pode ter o Plano Plus que custa por volta de R$60 o mês e você poderá compartilhar seu template com até 100 convidados.
O que indico para as pequenas equipes é que criem uma conta base no Notion, ela será a única com o plano Plus. O restante da equipe entrará como convidada na página principal, usando suas contas individuas gratuitas do Notion.
Dessa forma você poderá por um custo bem mais acessível que outras plataformas como o Trello ou Asana.
Então qual a melhor opção?
Cada equipe vai estar um uma situação, mas vou te dar algumas dicas para tomar sua decisão:
Crie um Template no Plano Gratuito se:
- Tem menos que 10 pessoas na equipe
- Pode dar acesso completo ao template.
Crie um Template no Plano Plus se:
- Tem uma equipe de até 100 pessoas.
- Precisa de diferentes níveis de permissão.
Crie um Espaço de Trabalho no Plano Plus se:
- Precisa setorizar processos em departamentos isolados.
- Precisa de diferentes níveis de permissão para a equipe.
Crie um Espaço de Trabalho no Plano Business ou Enterprise se:
- Precisa setorizar processos em departamentos isolados.
- Precisa de diferentes níveis de permissão os membros da equipe.
- Precisa de camada extra de segurança aos dados no Notion.
- Precisa ter controle das pessoas que acessam o template.
- Tem uma equipe maior que 100 pessoas.
- Trabalha com dados sensíveis (Financeiro, CRM, Prontuários).
Você deve sempre levar em consideração seus processos atuais, gestão de dados, custo por membro da equipe e necessidades básicas antes de tomar sua decisão.
Viu como o Notion é versátil? Hoje ele é uma das melhores ferramentas para gestão de processos e projetos. Ainda é possível ter um custo benefício interessante comparado as outras ferramentas do mercado e vale a pena testar com seu time.
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Agora se você está em dúvida de como criar o seu espaço ou template no Notion para trabalhar com sua equipe, eu posso te ajudar. Conheça a minha Consultoria de Notion, onde ajudo pessoas e empresas a estruturar seus processos dentro do Notion do zero. Saiba mais aqui.